‘할머니 오래 사세요~’라는 문자를 잘못 눌러서 ‘할머니 오래 사네요~’라고 보냈다는 유머가 있다. 문자와 이메일이 직장인의 주요 커뮤니케이션이 된 만큼 이에 걸맞은 글쓰기 능력과 효율적인 이용 방법을 익히고 실천하는 것은 또 다른 경쟁력이요 자신을 이미지 메이킹 할 수 있는 기회가 되겠다.

ㆍ제목부터 신중을 기하자

단순하게 ‘안녕하세요?’나 ‘OOO부장님께’라고 쓰는 것은 공적이지도 않을뿐더러 효율적이지도 못하다. 제목을 보는 순간 메일의 내용을 추측할 수 있도록 해 주는 것이 좋다. 예를 들어 ‘종무식 계획(식순) 중간보고’ 정도로 하면 내용을 읽기 전에 중요도를 판단할 수 있을 뿐만 아니라 당사자가 메일을 분류해 놓기에도 좋다. 마찬가지로 ‘인사부 OOO입니다’라는 식의 제목도 바람직하지 않고, ‘예산에 관한 건’등의 포괄적인 제목도 다시 한번 생각해 보는 것이 좋다. 하루에 받는 수 십 통의 메일이 ‘오랜만입니다’ 혹은 ‘별 일 없으시지요’로 되어 있다면, 다시 확인하고자 할 때 참으로 곤혹스럽지 않겠는가?

ㆍ호칭과 인사말에 충분한 예의를 갖추자

호칭에 대해 인색하지 말라. 상대가 기분 좋아할 호칭을 불러 주는 것이 좋다. 사회적으로 여러 조직을 거치며 다양한 명예로운 직함을 가졌지만, 그 중에서 ‘교수님’이라는 호칭을 제일 마음에 들어 한다면 ‘교수님’이라고 불러 드리는 것과 같은 경우다. 거래 관계에 있는 다른 회사의 사람에게도 성함을 생략한 채 ‘부장님’ ‘과장님’이라고 호칭하는 것은 친밀감을 표시하는 무난한 표현이다. 호칭 이후 한 두 문장의 인사말이 메일 전체의 분위기를 좌우 한다. 이 부분이 나머지 내용을 읽는 톤을 결정하게 만든다. 대체적으로는 감사의 인사로 시작하는 것이 좋다. 호의적인 느낌을 준다면 상대 또한 호의적인 마음으로 읽지 않겠는가? 이 때 섬세하고 센스있는 이모티콘의 사용도 효율적인 커뮤니케이션 도구가 될 수 있다. ‘부장님’과 ‘부장님~’ ‘부장님^^’의 느낌은 분명 다르기 때문이다. 과도하거나 분위기를 파악하지 못한 사용은 역효과가 날 터이니 주의할 부분이기도 하다.

ㆍ본론에서는 3C의 원칙을 지켜라

여기에서의 3C는 정확(Correct), 명료(Clear), 간결(Concise)을 말한다. 인사 부분에서는 다소 인간적, 관계적 교감을 할 수 있겠지만 이 부분에서는 철저히 공적인 모습으로 돌아와야 한다. 판단을 위한 정확한 사실관계, 오해의 소지가 없는 명료한 표현, 효율성을 극대화한 간결한 표현을 해야 한다. 아울러 상대가 가장 궁금해 하는 내용과 본론을 먼저 말하고 이유와 근거 데이터 등의 순서로 풀어 나간다. 여기에서도 A4지에 문서를 작성할 때나 파워 포인트로 자료를 작성할 때처럼 편집 마인드를 갖는 것이 좋다. 한 문장이 너무 길어지는 것은 피하고, 나열 되는 경우는 적정한 기호를 사용하며, 중요한 사항에 대해서는 밑줄 긋기 등을 사용할 수도 있다. 물론 색깔을 넣을 수도 있다. 연세가 많은 분을 위해서는 활자의 크기를 달리하는 것도 고려해 볼 만한 일이다.

ㆍ마무리에서는 지속적 관계를 염두에 둬라

‘안녕히 계십시오’ 혹은 ‘이만 줄이겠습니다’ 등으로 끝내는 것 보다는 ‘필요한 것이나 궁금한 사항이 있으면 언제라도 연락 주십시오’ 등으로 오픈된 마인드와 지속적인 관계를 기대하고 암시하는 문장으로 마무리 하는 것이 좋다. 국제 무역에서도 ‘Don’t hesitate to ask something…’ 같은 문장으로 마치는 것이 좋은 예다.

ㆍ마지막 점검할 부분들

비록 메일로 커뮤니케이션을 하는 상태지만 때론 급하게 전화를 해야 할 경우도 있으므로 마무리에는 전화번호 등의 연락처를 기재해 놓아야 한다. 오탈자 검사는 아무리 강조해도 지나치지 않다. 첨부할 문서는 빠트리지 않았는지와 함께 ‘보내기’를 누르기 전 반드시 점검해 볼 부분이다.

핸드폰을 통한 문자와 컴퓨터를 통한 이메일이 주요 커뮤니케이션 수단이 된 만큼 이는 한 사람을 느끼고 판단하게 하는 새로운 창이다. 조금만 더 주의와 정성을 기울인다면 이 또한 경쟁력과 차별화 요소가 되지 않겠는가.

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김학재 [e-mail]