[직장생활 꿀팁] 업무진행을 성공으로 이끄는 세 가지 열쇠

직장인들은 회의를 위해 많은 시간과 에너지를 사용한다. 회의목적은 기획의 승인, 진행 중이거나 종료된 사업의 보고, 새로운 기획의 아이디어 등이다. 회의시간이 즐겁고, 기다려지는 시간이 되려면 정확한 정보 분석이 필요하다. 회의 때마다 누군가에게 살짝 전해들은 '카더라 정보' 가 아닌 객관 타당한 정보를 분석해 간다면 어떤 회의에 참석 하던 간에 주목과 인정을 받을 수 있게 될 것이다.

객관 타당한 정보 분석은 회의뿐 만 아니라 동료 간의 신뢰를 가져오고, 상사가 정확한 의사결정을 할 수 있도록 도와 시간, 비용, 에너지를 절감한다. 결과적으로는 좋은 성과물을 도출해 전체적으로 이기는 조직문화를 만들 수 있다.

나와 회사를 이기게 하는 정확한 정보의 수집 및 활용은 어떻게 해야 하는지 세 가지로 알아보겠다.

◆ 많이 다니고 많이 요청하라

하루 종일 책상머리에 앉아 있다고 해서 알고 싶은 정보가 알아서 굴러들어오는 것은 아니다. 인터넷을 계속 검색해도 뭔가 부족하다는 생각이 들 것이다. 인터넷에 노출돼 있는 정보는 대부분 무료로 제공되는 것으로 고급정보는 아니다. 돈과 다를 바 없는 고급정보를 인터넷에 무료로 올리는 사람은 흔치 않다.

고급 정보를 수집하려면 밖으로 나가야 한다. 많이 다니는 만큼 좋은 정보를 많이 얻고, 수집된 정보를 분석해서 새로운 사업계획을 구상할 수 있다. 전략 포인트를 잡으면서 내·외부적으로 추가정보 수집요청을 반복해 얻은 정보만큼 살아있는 정보는 없다.

집을 계약할 때 실수하지 않기 위해 인터넷으로만 정보를 수집하지 하지 않고 직접 찾아가서 집의 구조나 주변 환경, 교통편을 확인 하는 것처럼 생생한 정보를 수집해야 내게 도움이 되는 고급 정보를 얻을 수 있다.

◆ 업무의 그림을 그려라

정보수집(제안 요청 접수, 제안 영업 등)을 위해 외부미팅을 다니는 사람들은 다이어리나 태블릿에 기록을 남긴다. 하지만 이것은 단순히 회의록일 뿐이며, 이러한 기록의 축적은 아무런 의미가 없다.

사업을 지금보다 더 잘 운영되게 하거나 새로운 사업을 기획하려면 회의록을 분석해서 구상하는 단계가 꼭 필요하다. 정보를 분석하고, 사업에 필요한 내용을 구상하는 단계는 어려운 일이다. 정리가 어렵기 때문.

백 마디 말보다 한 장의 그림이 강한 것처럼 정리는 텍스트보다 맵으로 정리하는 것이 도움이 된다. 기존 실행하고 있던 일련의 업무들을 맵에 그려놓고 새로운 정보를 분석 및 구상해 업무를 추가하고, 필요 없는 부분을 삭제하면서 정리한 후 각각의 업무 아래 디테일한 체크리스트를 붙이면 기획회의나 진행보고 시 매우 유용한 자료로 사용될 수 있다.

◆ 승인 후 바로 움직여라

회사에서 진행하고 싶은 사업계획 승인을 받는 일은 대단히 힘든 일이다. 외부 뿐 아니라 내부에서도 나와 생각이 다른 사람들은 설득해야 하기 때문이다. 승인을 받은 후 "설득하기 위해 피곤했으니 잠시 쉬고 실행하자" 라는 마음이 들겠지만 바로 단계별로 실행하는 것이 필요하다.

정확한 정보 분석은 불과 몇 주 사이에 정확하지 않은 것 되거나 실행이 불가능할 수도 있기 때문이다. 자세히 설명하자면 내부적으로 리더의 마인드와 조직의 변화가 있어 실행을 못하게 될 수 있고, 외부적으로 타깃의 의식변화, 경쟁사 전략변화 등으로 인해 다시 정보를 수집해야 하는 상황이 발생할 수 있다.

'물 들어올 때 노저라'라는 말이 있는 것처럼 회사에서 승인이 난 후 바로 실행에 옮겨야 어렵게 얻은 기회를 놓치지 않는다는 것을 기억하자. 객관 타당한 정보 수집은 스스로에게 신뢰와 자신감을 얻게 할 것이고, 그 정보를 기반으로 한 분석은 훌륭한 기획을 하는 초석이 될 것이다.

< 인크루트 취업학교 오태우 과장 >

<남성뉴스>